Wstęp

Wprowadzenie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów stanowi istotny element w budowaniu transparentności oraz etycznych standardów w miejscu pracy. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające lub ujawniające publicznie informacje o naruszeniach prawa, odgrywają kluczową rolę w identyfikowaniu i eliminowaniu nieprawidłowości. W Polsce obowiązki pracodawców w zakresie ochrony sygnalistów zostały określone w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która ma na celu zapewnienie odpowiednich procedur ochrony osób, które zgłaszają nieprawidłowości w miejscach pracy.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa. Wspomniane naruszenia mogą dotyczyć różnorodnych obszarów, takich jak korupcja, oszustwa, łamanie przepisów prawa czy inne nadużycia. Zgłoszenie może dotyczyć zarówno działań pracodawcy, jak i działań innych osób związanych z organizacją.

Do kategorii sygnalistów zaliczają się m.in.:

• Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
• Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. zlecenie, o dzieło).
• Pracownicy tymczasowi.
• Stażyści.
• Wolontariusze.
• Członkowie organów osób prawnych.
• Akcjonariusze, wspólnicy, prokurenci.
• Osoby świadczące pracę pod nadzorem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.

Pracodawcy są zobowiązani do przestrzegania określonych procedur zgłaszania naruszeń i zapewnienia odpowiedniej ochrony osobom, które zdecydują się na ujawnienie nieprawidłowości.

Obowiązki pracodawcy w zakresie ochrony sygnalistów

1. Wdrożenie procedur zgłaszania naruszeń

Pracodawcy są zobowiązani do opracowania i wdrożenia wewnętrznych procedur umożliwiających pracownikom zgłaszanie naruszeń prawa. Procedury te powinny zapewniać:

• Poufność zgłoszeń, czyli zapewnienie, że tożsamość sygnalisty będzie chroniona.
• Ochronę tożsamości sygnalisty, co jest kluczowe w kontekście zapewnienia bezpieczeństwa osobie zgłaszającej naruszenie.
• Zakaz stosowania działań odwetowych wobec sygnalistów, takich jak zwolnienia, obniżenie wynagrodzenia czy przeniesienie na inne stanowisko.
• Pracodawca powinien także wyznaczyć odpowiedzialne osoby do obsługi zgłoszeń oraz zapewnić odpowiednie środki komunikacji, takie jak specjalnie dedykowane kanały komunikacyjne lub anonimowe formularze zgłoszeniowe.

2. Informowanie pracowników o procedurach zgłaszania

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o dostępnych kanałach zgłaszania naruszeń oraz procedurach, które obowiązują po złożeniu zgłoszenia. Informacje te powinny być dostępne w formie pisemnej, elektronicznej lub w innych miejscach ogólnodostępnych dla pracowników (np. na tablicach ogłoszeniowych w biurze).

Wszystkie osoby zatrudnione powinny być także informowane o prawach i ochronie, jaka im przysługuje, oraz o zasadach postępowania w przypadku zgłoszenia naruszeń.

3. Zapewnienie ochrony przed działaniami odwetowymi

Pracodawca nie może stosować wobec sygnalisty żadnych działań odwetowych. Wszelkie próby negatywnego traktowania sygnalistów stanowią naruszenie prawa i mogą skutkować odpowiedzialnością cywilną lub karną pracodawcy.

Działania odwetowe mogą obejmować:

• Zwolnienie z pracy.
• Obniżenie wynagrodzenia.
• Przeniesienie na mniej odpowiedzialne stanowisko.
• Zawieszenie w obowiązkach służbowych.

Jeśli pracodawca dopuści się takich działań, sygnalista ma prawo do dochodzenia odszkodowania. Wysokość odszkodowania nie może być niższa niż średnie miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku kalendarzowym.

4. Zapewnienie skuteczności procedur

Pracodawca powinien regularnie monitorować skuteczność wdrożonych procedur, analizując m.in.:

• Liczbę i rodzaj zgłoszeń.
• Czas reakcji na zgłoszenia.
• Oceny efektywności podjętych działań naprawczych.

Na podstawie tych informacji pracodawca powinien wprowadzać ewentualne zmiany i udoskonalenia w procedurach zgłaszania. Regularne audyty i analiza procedur pozwalają na ich ulepszanie i lepsze dostosowanie do potrzeb organizacji.

5. Przeszkolenie personelu

Pracodawca ma obowiązek przeszkolenia personelu odpowiedzialnego za obsługę zgłoszeń. W szkoleniu tym powinny być uwzględnione:

• Zasady poufności i ochrony danych osobowych w kontekście zgłoszeń sygnalistów.
• Procedury postępowania po otrzymaniu zgłoszenia, w tym działania w zakresie weryfikacji, oceny oraz, w razie potrzeby, dochodzenia.
• Przepisy prawa dotyczące ochrony sygnalistów oraz konsekwencje ich naruszenia.

Szkolenie powinno odbywać się cyklicznie i obejmować także nowości w zakresie przepisów prawa oraz najlepsze praktyki dotyczące ochrony sygnalistów.

Sankcje za niewdrożenie procedur

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje sankcje za niewdrożenie wymaganych procedur lub za ich niewłaściwe funkcjonowanie. Pracodawcy, którzy nie zapewnią odpowiednich mechanizmów ochrony sygnalistów, mogą zostać ukarani grzywną, ograniczeniem wolności lub nawet pozbawieniem wolności do lat 2.

Kary te mają na celu zmotywowanie pracodawców do przestrzegania przepisów prawa oraz zapewnienia skutecznej ochrony osobom zgłaszającym naruszenia.

Podsumowanie

Ochrona sygnalistów jest kluczowym elementem budowania etycznych standardów w organizacjach i społeczeństwie. Pracodawcy muszą wypełniać szereg obowiązków związanych z ochroną osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Ważne jest, aby procedury zgłaszania naruszeń były jasno określone, skuteczne, a sygnaliści czuli się bezpieczni w związku z możliwością zgłoszenia nieprawidłowości. Pracodawcy powinni być świadomi, że niewłaściwe traktowanie sygnalistów lub niewdrożenie odpowiednich procedur może wiązać się z poważnymi sankcjami.