Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) jest jedną z najpopularniejszych form działalności gospodarczej w Polsce, szczególnie wśród przedsiębiorców, którzy chcą oddzielić swój majątek osobisty od majątku firmowego, ograniczając swoją odpowiedzialność za zobowiązania spółki. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych (KSH), umowa spółki z o.o. reguluje zasady funkcjonowania spółki, jej prawa i obowiązki wspólników oraz wszelkie kwestie organizacyjne.

Definicja i charakterystyka spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową, której cechą charakterystyczną jest ograniczenie odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki do wysokości wniesionych wkładów. Oznacza to, że wspólnicy nie odpowiadają swoim majątkiem osobistym za długi firmy. Jest to forma prawna, która łączy elastyczność organizacyjną z minimalnym ryzykiem finansowym.

Zalety spółki z o.o.:

• Ograniczona odpowiedzialność – wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki tylko do wysokości wniesionych wkładów.
• Możliwość pozyskiwania kapitału – dzięki możliwości emisji udziałów spółka może pozyskiwać kapitał na rozwój.
• Prosta procedura zakupu – proces zakupu firmy lub dołączenia nowych wspólników jest łatwiejszy niż w przypadku innych form działalności.
• Brak wymogu posiadania minimalnego kapitału zakładowego – minimalna wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o. wynosi 5 000 zł.

Wady spółki z o.o.:

• Koszty administracyjne – obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
• Forma prawna mniej elastyczna niż spółki osobowe – spółka z o.o. wymaga spełnienia większej liczby formalności w porównaniu do np. spółki jawnej.

Podstawowe elementy umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Umowa spółki z o.o. jest podstawowym dokumentem, który reguluje zasady funkcjonowania spółki. Na mocy tej umowy powstaje spółka, która może rozpocząć działalność gospodarczą. Warto zauważyć, że umowa ta musi być zawarta na piśmie i podpisana przez wszystkich wspólników.

Elementy obowiązkowe w umowie spółki z o.o.

Nazwa i siedziba spółki – określenie nazwy (firmy) oraz miejsca jej siedziby, co pozwala na określenie jurysdykcji.

Przedmiot działalności – zgodnie z art. 14 KSH, przedmiot działalności spółki musi zostać określony w umowie. Zwykle podaje się numer kodu PKD, który precyzyjnie określa branżę działalności spółki.

Wysokość kapitału zakładowego – minimalna wysokość kapitału zakładowego wynosi 5 000 zł, przy czym kapitał ten dzieli się na udziały. Każdy wspólnik wnosi wkład, który odpowiada wartości nominalnej nabytych przez niego udziałów.

Wysokość udziałów i wkłady wspólników – każdemu udziałowi przypisuje się wartość nominalną, która musi być określona w umowie. Wysokość wkładów wspólników, tj. wysokość ich wkładów pieniężnych lub rzeczowych, powinna być określona.

Zakładanie odpowiedzialności za zobowiązania spółki – art. 151 KSH stanowi, że za zobowiązania spółki odpowiada spółka jako osoba prawna, a wspólnicy ponoszą odpowiedzialność do wysokości wniesionych wkładów.

Czas trwania spółki – umowa spółki powinna określać czas trwania spółki, który może być czasowy lub bezterminowy.

Zasady podziału zysków – podział zysków spółki ustala się proporcjonalnie do wysokości wniesionych wkładów, chyba że umowa stanowi inaczej.

Organizacja spółki – określenie, kto będzie reprezentował spółkę (zarząd), jak będą podejmowane decyzje w kwestiach ważnych dla funkcjonowania firmy (np. zgromadzenie wspólników).

Zasady zmiany umowy spółki – w umowie spółki można określić sposób dokonywania zmian w jej treści.

Postanowienia dotyczące rozwiązania spółki – zawarcie zasad likwidacji spółki, gdyby zaszła taka konieczność, jest kluczowe dla ewentualnego zakończenia działalności.

Wzór umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Poniżej przedstawiamy wzór umowy spółki z o.o. zawierający kluczowe zapisy:

Umowa spółki z o.o._wzór.docx

Przepisy i orzecznictwo

Kodeks spółek handlowych
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest regulowana przez przepisy zawarte w Kodeksie spółek handlowych, w szczególności:

• Art. 151 KSH – Określa odpowiedzialność wspólników w spółce z o.o., którzy odpowiadają za zobowiązania spółki tylko do wysokości wniesionych wkładów.
• Art. 161 KSH – Określa wymagania dotyczące umowy spółki, w tym konieczność określenia wysokości kapitału zakładowego, wysokości udziałów i wkładów wspólników.
• Art. 170 KSH – Określa zasady podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników.

Orzecznictwo

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 października 2018 r. (sygn. akt III CSK 288/17): Sąd stwierdził, że umowa spółki z o.o. jest umową cywilnoprawną, której zapisy muszą być zgodne z przepisami prawa i nie mogą naruszać interesów wspólników.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 19 czerwca 2013 r. (sygn. akt VI ACa 543/12): Sąd potwierdził, że zmiana umowy spółki z o.o. w zakresie podziału zysków wymaga jednomyślnej zgody wszystkich wspólników.

Forma umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Jest to wymóg określony w art. 157 § 1 Kodeksu spółek handlowych (KSH), który stanowi, że umowa spółki z o.o. zawierana jest wyłącznie w formie pisemnej, z zachowaniem formy aktu notarialnego.

Dlaczego umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego?

Ochrona stron – forma notarialna zapewnia, że umowa jest zawarta zgodnie z przepisami prawa, co zwiększa pewność obrotu prawnego.

Pewność tożsamości wspólników – forma aktu notarialnego pozwala jednoznacznie stwierdzić tożsamość osób zawierających umowę, co jest istotne w przypadku problemów z identyfikacją wspólników.

Ochrona przed późniejszymi zmianami – zawarcie umowy w formie aktu notarialnego chroni przed próbami jej podważenia, zmiany treści umowy bez zachowania odpowiednich procedur.

Warto dodać, że po zawarciu umowy spółki w formie notarialnej, umowa musi zostać zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Rejestracja ta wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty sądowej oraz wniesienia wniosku do KRS. Proces ten prowadzi do formalnego zarejestrowania spółki, co umożliwia jej rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Uproszczona forma umowy spółki z o.o.

Od 1 października 2021 roku, nowelizacja KSH wprowadziła możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. w formie elektronicznej. Zgodnie z przepisami zawarcie umowy online jest możliwe w przypadku prostszych spółek, które spełniają określone warunki. Dotyczy to sytuacji, gdy wszystkie udziały są objęte przez jedną osobę lub przez wspólników w równych częściach, a umowa jest podpisywana w systemie teleinformatycznym.

Taka umowa może zostać zawarta bez konieczności wizyty u notariusza. Zamiast tego wykorzystuje się platformę internetową S24, która jest częścią systemu Krajowego Rejestru Sądowego. Platforma ta pozwala na szybkie i wygodne założenie spółki w formie elektronicznej umowy spółki, a cały proces jest mniej kosztowny i może być załatwiony bez wychodzenia z domu.

Wymogi dla umowy spółki z o.o. zawieranej w formie elektronicznej

Aby skorzystać z tej formy zawarcia umowy spółki z o.o., muszą być spełnione następujące warunki:

• Wszyscy wspólnicy muszą być osobami fizycznymi – nie jest możliwe, aby w spółce występowały osoby prawne, czyli np. inne spółki.
• Wszyscy wspólnicy muszą być obywatelami Polski lub posiadać pełną zdolność do czynności prawnych.
• Każdy wspólnik musi posiadać konto na platformie S24 – na tej platformie przeprowadzana jest cała procedura rejestracji spółki.
• Brak konieczności zawierania umowy u notariusza – w tym przypadku umowa spółki może zostać podpisana przez wspólników elektronicznie w systemie.
• Po zawarciu umowy i jej rejestracji, spółka otrzymuje numer KRS, co oznacza, że działalność gospodarcza może zostać rozpoczęta.

Podsumowanie

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest podstawowym dokumentem, który reguluje funkcjonowanie tej formy przedsiębiorstwa. Odpowiednio przygotowana umowa nie tylko zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami, ale także zabezpiecza interesy wspólników, a także stanowi fundament stabilnej działalności gospodarczej. Warto pamiętać, że każda umowa powinna być indywidualnie dopasowana do potrzeb przedsiębiorstwa, aby zapewnić elastyczność oraz zgodność z planowaną działalnością.

Zalecamy konsultację z naszą kancelarią przed zawarciem umowy spółki z o.o., aby upewnić się, że dokument ten odpowiada wymaganiom prawnym i spełnia wszystkie potrzeby Państwa przedsiębiorstwa.