Wraz z wejściem w życie przepisów nowelizujących Kodeks pracy w zakresie pracy zdalnej w 2023 roku, a następnie ich dalszą praktyką w 2024 i 2025 roku, wielu pracodawców stanęło przed pytaniem: czy wypłacany pracownikowi ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną należy opodatkować lub oskładkować?

W artykule wyjaśniamy:

• czym różni się ekwiwalent od ryczałtu,
• kiedy są obowiązkowe,
• jak je prawidłowo ustalić,
• oraz – co najważniejsze – czy podlegają składkom ZUS i podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (PIT).

Podstawy prawne – praca zdalna i obowiązki pracodawcy

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują zmienione przepisy Kodeksu pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 641), w tym art. 67^24–67^33 Kodeksu pracy, które regulują pracę zdalną. Zgodnie z art. 67^24 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne narzędzia pracy i pokryć koszty jej wykonywania, w szczególności:

• zużycia prądu,
• usług telekomunikacyjnych (np. Internetu),
• innych kosztów ustalonych indywidualnie.

Jeśli pracodawca nie zapewnia sprzętu ani mediów, powinien wypłacić:

• ekwiwalent pieniężny (gdy pracownik korzysta z własnych narzędzi),
• ryczałt (stała kwota za koszty eksploatacyjne).

Ekwiwalent a ryczałt – podstawowe różnice

Czy ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną podlegają składkom ZUS?

Nie, pod warunkiem że zostały spełnione określone warunki.
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS (m.in. interpretacja ZUS z 2023 r. – sygn. DI/100000/43/822/2023), ekwiwalent oraz ryczałt za pracę zdalną nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli:

• wynikają z przepisów prawa pracy (czyli z Kodeksu pracy),
• są wypłacane w związku z rzeczywistym wykonywaniem pracy zdalnej,
• nie mają charakteru wynagrodzenia za pracę.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia składkowego (rozporządzenie MPiPS z 18 grudnia 1998 r., Dz.U. 2017 poz. 1949 ze zm.), nie stanowią podstawy wymiaru składek świadczenia wypłacone pracownikowi jako ekwiwalent za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów i urządzeń stanowiących jego własność.

Czy ekwiwalent i ryczałt podlegają opodatkowaniu PIT?

W świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz aktualnego orzecznictwa – nie podlegają opodatkowaniu, jeżeli spełniają następujące warunki:

• Są wypłacane w związku z realizacją obowiązków pracodawcy (art. 67^24 § 1 Kodeksu pracy),
• Stanowią zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika,
• Ich wysokość została racjonalnie ustalona i udokumentowana (lub chociażby uzasadniona metodologicznie).

Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 30 maja 2023 r. (0113-KDIPT2-3.4011.236.2023.1.MS), w której wskazano, że ryczałt nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o ile nie ma charakteru dodatkowego wynagrodzenia.

Jak prawidłowo ustalić wysokość ryczałtu?

Ustalając kwotę ryczałtu lub ekwiwalentu, pracodawca powinien wziąć pod uwagę:

• średnie zużycie energii elektrycznej przez sprzęt używany do pracy zdalnej (np. komputer, drukarka, router),
• koszty dostępu do Internetu – proporcjonalnie do czasu pracy,
• używanie mebli prywatnych – jeśli uznaje się to za koszt eksploatacji.

Wysokość ryczałtu powinna być możliwa do zweryfikowania i powinna odpowiadać realiom rynkowym – nie może być kwotą "wziętą z sufitu".

Czy można odmówić wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu?

Nie, jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalną na zasadach uregulowanych w Kodeksie pracy, a pracodawca nie zapewnia mu potrzebnych narzędzi lub nie pokrywa kosztów.
Wówczas – zgodnie z art. 67^24 § 3 Kodeksu pracy – pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu. Brak wypłaty może być traktowany jako naruszenie przepisów prawa pracy i skutkować kontrolą PIP lub odpowiedzialnością finansową.

Przykład praktyczny

Pracownik Anna Nowak pracuje zdalnie w trybie hybrydowym – 3 dni w tygodniu z domu.
Pracodawca nie zapewnia sprzętu ani Internetu. Anna korzysta z własnego laptopa i domowego łącza. Pracodawca wylicza:

• Koszt zużycia prądu: ok. 20 zł/miesiąc,
• Koszt Internetu: 50 zł abonamentu – przyjmuje się 60% wykorzystania na potrzeby pracy,
• Amortyzacja sprzętu: 30 zł/miesiąc.

Ryczałt przyznany: 80 zł/miesiąc.
Ryczałt nie jest opodatkowany ani oskładkowany, ponieważ stanowi rzeczywisty zwrot kosztów.

Wskazówki dla pracodawców

• Ustal procedurę i metodologię obliczania kosztów – np. wewnętrzny regulamin lub załącznik do umowy.
• Dokumentuj podstawy wyliczeń – nie musisz żądać faktur od pracownika, ale warto mieć arkusz kalkulacyjny.
• Ustal w umowie o pracę lub porozumieniu formę rekompensaty – ekwiwalent lub ryczałt.
• Konsultuj wypłaty z działem księgowości lub doradcą podatkowym, aby uniknąć nieprawidłowej kwalifikacji przychodów.

Podsumowanie

W 2025 roku ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną nadal pozostają skutecznym i obowiązkowym narzędziem dla pracodawców, którzy nie zapewniają pracownikom sprzętu lub pokrycia kosztów pracy zdalnej. Pod warunkiem, że są właściwie uzasadnione i nie stanowią ukrytego wynagrodzenia, nie podlegają ani składkom ZUS, ani podatkowi PIT.

Dla bezpieczeństwa podatkowego i kadrowego zaleca się, aby każdorazowo przygotować dokumentację wskazującą na podstawy wypłat oraz skonsultować indywidualne przypadki z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu rozliczeń za pracę zdalną w Twojej firmie?
 Skontaktuj się z naszą kancelarią – przygotujemy odpowiednie wzory dokumentów, procedurę ustalania kosztów oraz zapewnimy wsparcie w kontaktach z ZUS i KAS.